ロジカルシンキングとは？仕事で必要とされる理由

ロジカルシンキングとは筋道を立てて考えること

ロジカルシンキングとは、物事を筋道立てて考え、相手に分かりやすく説明するための思考法です。日本語では「論理的思考」とも呼ばれます。

「論理的に考える」と聞くと、難しい分析や複雑な理屈をイメージするかもしれません。しかし、仕事で必要なのは、情報を整理し、「何が結論で、なぜそう考えるのか」を明確にすることです。

例えば、「納期に間に合わないかもしれません」とだけ伝えるよりも、「追加作業が発生したため、納期を3日延ばしたいです」と説明したほうが、相手は状況を理解しやすくなります。

 

ロジカルシンキングが仕事で役立つ場面

ロジカルシンキングは、上司への報告だけでなく、さまざまな仕事の場面で役立ちます。

例えば、会議で自分の意見を説明するとき、他部署に協力を依頼するとき、顧客に提案するときなどです。相手に理解してもらい、次の行動につなげるためには、情報を順序立てて伝える必要があります。

また、考えを整理する習慣が身につくと、自分自身も「何が問題なのか」「何を判断すべきなのか」を把握しやすくなります。

 

分かりにくい報告にありがちな特徴

分かりにくい報告には、いくつか共通する特徴があります。

代表的なのは、結論を言わずに経緯から話し始めてしまうケースです。

「昨日A社から連絡があり、その後制作担当に確認したところ、修正が必要になりまして……」

と説明が続くと、聞き手は「何の話なのか」「結局どうしたいのか」を考えながら聞かなければなりません。

また、事実と自分の意見が混ざっていたり、細かな情報をすべて伝えようとしたりすることも、報告を分かりにくくする原因です。

 

PREP法とは？報告を分かりやすくする基本の型

PREP法は4つの要素で話を組み立てる

PREP法とは、次の4つの要素を順番に伝える方法です。

要素	意味	内容
Point	結論	最も伝えたいこと
Reason	理由	その結論に至った理由
Example	具体例・根拠	数字や事実、具体的な状況
Point	結論	最後にもう一度結論を示す

例えば、会議の日程変更を相談する場合は、「会議を金曜日に変更したいです」と最初に結論を伝えます。そのあとに理由と具体的な状況を説明し、最後に改めて変更を依頼します。

この順番を意識するだけでも、話の構造が明確になります。

 

なぜPREP法を使うと伝わりやすいのか

PREP法の大きな特徴は、最初に結論を伝えることです。

聞き手は最初に「何についての話か」を理解できるため、その後に続く理由や具体例を整理しながら聞くことができます。

また、話す側にとってもメリットがあります。伝える順番が決まっているため、途中で話が脱線しにくくなり、必要な情報だけを選びやすくなるからです。

特に、短時間で要点を伝えたい上司への報告や会議での発言とは相性のよい方法です。

 

PREP法が向いている場面

PREP法は、すべてのコミュニケーションに使わなければならないわけではありません。

特に向いているのは、進捗報告、業務上の相談、提案、会議での意見など、相手に結論や判断材料を短時間で伝えたい場面です。

一方、事故やトラブルなど緊急性が高い場合には、PREP法をきれいに組み立てることよりも、「何が起きているか」「どんな影響があるか」「何をしてほしいか」を最優先で伝える必要があります。

型を守ること自体が目的にならないよう、状況に応じて使い分けましょう。

 

PREP法を使って上司への報告をまとめる方法

まず「何を伝えたいのか」を一文にする

PREP法を使う前に、まず考えたいのが「この報告で一番伝えたいことは何か」です。

例えば、プロジェクトの進捗に遅れが出ている場合、

「作業がいろいろ遅れています」

ではなく、

「公開日を1週間延期したいです」

まで具体化します。

この一文が、PREP法の最初の「Point」になります。結論を一文にできない場合は、まだ自分の中で情報が整理できていない可能性があります。

 

結論、理由、具体例の順に情報を整理する

例えば、Webサイトの公開延期を上司に相談するとします。

分かりにくい報告では、

「昨日クライアントから連絡がありまして、制作担当にも確認したのですが、修正箇所が思ったより多くて……」

と、経緯から話し始めてしまいがちです。

PREP法を使うと、次のように整理できます。

最初に結論が分かるため、その後の説明も理解しやすくなります。

 

数字や事実を入れて説得力を高める

PREP法で報告するときは、理由や具体例に数字や事実を入れると、さらに伝わりやすくなります。

「かなり遅れています」ではなく、「予定より3日遅れています」、「問い合わせが増えています」ではなく、「先月より20件増えています」と伝えることで、相手は状況を具体的に把握できます。

また、「私は問題だと思います」という意見だけでなく、「このままでは納期に3日影響する見込みです」と根拠を示すことで、判断材料としての価値も高まります。

 

ロジカルシンキングとPREP法を仕事で使いこなすポイント

自分が話したい順ではなく、相手が知りたい順で考える

分かりやすい報告をするには、自分が説明しやすい順番ではなく、相手が知りたい順番で考えることが重要です。

上司が知りたいのは、多くの場合、「何が起きているのか」「問題はあるのか」「判断が必要なのか」「次にどうするのか」といった情報です。

背景や経緯をすべて説明する前に、まず相手に必要な情報を示すことを意識しましょう。

 

報告前にPREPを簡単にメモする

PREP法を身につけるには、実際の報告前に簡単なメモを作る方法が効果的です。

「P：結論」「R：理由」「E：具体例」「P：結論」の4項目だけを書き、そこに一文ずつ内容を入れます。

文章をきれいに作る必要はありません。数十秒から1分程度でも、自分の考えを整理する時間をつくることで、報告は大きく変わります。

慣れてくれば、頭の中で自然にこの順番を組み立てられるようになります。

 

PREP法は考えを整理するための「型」として使う

PREP法は、話し方のテクニックだけではありません。

最初に結論を考え、その理由を整理し、根拠となる事実を確認するという流れそのものが、ロジカルシンキングのトレーニングになります。

一方で、PREPの形に当てはめれば、すべての報告が自動的に分かりやすくなるわけではありません。そもそも結論と理由がつながっていなければ、相手は納得できません。

「なぜそう考えたのか」「その根拠は何か」を確認しながら、PREP法を思考整理の型として活用することが大切です。

 

まとめ｜PREP法を使って伝わる報告を身につけよう

ロジカルシンキングとは、情報を筋道立てて整理し、相手が理解しやすい形で伝えるための考え方です。

仕事でロジカルシンキングを実践する方法の一つが、PREP法です。「結論、理由、具体例、結論」の順に話を組み立てることで、相手は話の全体像をつかみやすくなります。

特に上司への報告では、経緯から説明するのではなく、まず「何を伝えたいのか」を一文にすることを意識してみましょう。

日々の進捗報告や相談、会議での発言など、身近な場面でPREP法を繰り返し使うことで、考えを整理する習慣が身につきます。伝え方だけでなく、仕事そのものを整理して考える力を高めるためにも、ロジカルシンキングを実務の中で活用していきましょう。

 

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